MAXBİR DANIŞMANLARININ TTBS KAYDI, YETKİLENDİRİLMESİ VE TARAFLARIN SORUMLULUKLARI

1. Amaç ve Kapsam

Taşınmaz ticareti sektöründe faaliyet gösteren işletmelerin ve gayrimenkul danışmanlarının mevzuata uygun şekilde çalışması, hem işletmenin hem de danışmanın hukuki ve ticari açıdan korunması bakımından büyük önem taşımaktadır.

Bu kapsamda MAXBİR bünyesinde görev yapan gayrimenkul danışmanlarının çalışma süreçlerinin kayıt altına alınması, yetkilendirilmesi, müşteri ve taşınmaz bilgilerinin doğru şekilde yönetilmesi ve Taşınmaz Ticareti Bilgi Sistemi (TTBS) kapsamında gerekli bildirimlerin yapılması esastır.

TTBS, taşınmaz ticaretine ilişkin usul ve esasların takip edilmesi amacıyla Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan resmi bilgi sistemidir. Yetki belgesi ve ilgili bildirim işlemleri bu sistem üzerinden yürütülmektedir.

Bu nedenle MAXBİR bünyesinde görev yapan her danışmanın, bağlı bulunduğu ofisin ve kendisinin tabi olduğu yükümlülükleri bilmesi ve bunlara uygun hareket etmesi gerekir.

2. MAXBİR Ofisinin Sorumlulukları

MAXBİR bünyesinde faaliyet gösteren her ofis, kendi faaliyet alanındaki yasal ve idari yükümlülüklerin yerine getirilmesinden sorumludur.

Ofis;

- Yetki belgesinin geçerli ve güncel olmasını,

- TTBS bilgilerinin güncel tutulmasını,

- Sorumlu emlak danışmanı bilgilerinin doğru olmasını,

- Ofiste faaliyet gösteren danışmanların gerekli bildirimlerinin yapılmasını,

- Danışmanlarla yapılan sözleşmelerin düzenli şekilde muhafaza edilmesini,

- Danışmanların ofis adına gerçekleştirdiği taşınmaz ticareti faaliyetlerinin mevzuata uygun yürütülmesini,

- İlan, müşteri, taşınmaz ve işlem bilgilerinin doğru olmasını

sağlamakla yükümlüdür.

Yetki belgesi bulunan işletmeler ve sözleşmeli işletmeler, Bakanlığın belirlediği bilgi ve belgeleri Bilgi Sistemine aktarmakla yükümlüdür.

Ofis yönetimi ayrıca danışmanların gerçekleştirdiği işlemlerin ofis prosedürlerine uygunluğunu kontrol etmek ve gerektiğinde danışmanı bilgilendirmekle sorumludur.

3. MAXBİR Danışmanının Sorumlulukları

MAXBİR bünyesinde görev yapan danışman, yalnızca satış veya kiralama faaliyeti gerçekleştiren kişi olarak değil, aynı zamanda yaptığı işlemlerin doğruluğundan sorumlu profesyonel olarak hareket eder.

Danışman;

- Kendisine ait kişisel ve mesleki bilgilerin doğru olduğunu,

- Ofise verdiği bilgi ve belgelerin gerçeğe uygun olduğunu,

- Mevzuata aykırı işlem yapmayacağını,

- Sahibi veya yetkilisi olmadığı taşınmazları yetkisiz şekilde pazarlamayacağını,

- Taşınmaz sahibi ile gerekli sözleşme ve yetkilendirme süreçlerini tamamlamadan ilan vermeyeceğini,

- İlanlarda yanıltıcı veya gerçeğe aykırı bilgi kullanmayacağını,

- Müşteri bilgilerinin gizliliğini koruyacağını,

- Ofis tarafından belirlenen kayıt ve belge düzenine uyacağını,

- Gerçekleştirdiği işlem ve görüşmeleri gerektiğinde ofise bildireceğini,

- Kendisine verilen müşteri ve taşınmaz bilgilerini amacı dışında kullanmayacağını

kabul ve taahhüt eder.

İnternet ortamındaki taşınmaz ilanlarında üçüncü kişileri yanıltıcı bilgi ve belgelere yer verilmemesi mevzuat kapsamında ayrıca düzenlenmiştir.

4. TTBS Kaydı ve Danışmanın Bildirilmesi

MAXBİR bünyesinde görev yapacak danışmanın çalışma modeli öncelikle ofis tarafından belirlenir.

Danışmanın mevcut yetki belgeli MAXBİR işletmesi bünyesinde danışman olarak faaliyet göstermesi ile kendi adına ayrı bir işletme kurarak MAXBİR ile sözleşmeli işletme ilişkisi oluşturması birbirinden farklı hukuki yapılardır.

Bu nedenle her danışmanın sisteme kaydı yapılmadan önce çalışma modeli belirlenmelidir.

Danışman olarak çalışan kişi

Danışman, MAXBİR'in mevcut yetki belgeli işletmesi bünyesinde faaliyet gösteriyorsa, ilgili bildirim işlemi işletme tarafından TTBS üzerinden gerçekleştirilir.

Sözleşmeli işletme

Danışmanın kendi adına ayrı bir işletmesi bulunuyor ve MAXBİR'in yetki belgeli işletmesiyle mevzuata uygun şekilde sözleşmeli işletme ilişkisi kuruluyorsa, bu durumda sözleşmeli işletmeye ilişkin farklı bir TTBS süreci uygulanır.

Sözleşmeli işletmeler, sözleşme yaptıkları yetki belgeli işletme tarafından TTBS üzerinden tanımlandıktan sonra kendi yetki belgesi başvurularını yaparlar. Ayrıca sözleşmeli işletmenin, sözleşme yaptığı işletmenin iş yerinde faaliyet göstermesi gerekir.

Bu nedenle günlük kullanımda “sözleşmeli danışman” olarak ifade edilen her kişinin TTBS açısından otomatik olarak “sözleşmeli işletme” kabul edilmemesi gerekir.

5. Danışmanın Mesleki Yeterlilik ve Eğitim Sorumluluğu

Taşınmaz ticareti faaliyetinin yürütülmesinde mesleki yeterlilik şartları da önem taşımaktadır.

Mevzuata göre sorumlu emlak danışmanları için Seviye 5, emlak danışmanları için ise Seviye 4 mesleki yeterlilik belgesi esastır. İlgili taşınmaz ticareti alanlarından mezuniyet gibi mevzuatta belirtilen istisnalar ayrıca değerlendirilir.

Bu nedenle MAXBİR'e katılan her danışmanın;

- Eğitim durumunu,

- Mesleki yeterlilik belgesini,

- Taşınmaz ticareti eğitimini,

- Mesleki deneyimini

ofise doğru şekilde bildirmesi gerekir.

Danışmanın yanlış veya eksik bilgi vermesi nedeniyle ortaya çıkabilecek idari veya hukuki sonuçlardan danışmanın kendi sorumluluğu doğabileceği gibi, ofisin de gerekli kontrol ve bildirim yükümlülüklerini yerine getirip getirmediği ayrıca değerlendirilir.

6. İlan Verme ve EİDS Sorumluluğu

Günümüzde taşınmaz ilanlarının doğruluğu ve yetkilendirilmesi büyük önem taşımaktadır.

Elektronik İlan Doğrulama Sistemi (EİDS) uygulaması kapsamında ilan platformlarında kimlik ve yetki doğrulama mekanizmaları bulunmaktadır. Ancak EİDS'nin kullanılması, taşınmaz ticareti mevzuatında öngörülen diğer sözleşme ve belge yükümlülüklerini ortadan kaldırmamaktadır.

Bu nedenle MAXBİR danışmanı;

“EİDS'den yetki geldi, başka belgeye gerek yok.”

şeklinde hareket edemez.

Taşınmaz sahibi ile gerekli yetkilendirme ve aracılık belgelerinin mevzuata uygun şekilde düzenlenmesi gerekir.

7. Taşınmaz Sahibinden Alınan Yetkinin Kullanılması

Danışman, bir taşınmazı MAXBİR portföyüne almadan veya ilanını yayınlamadan önce taşınmaz sahibinin veya yetkili temsilcisinin gerekli yetki ve onaylarının bulunduğundan emin olmakla yükümlüdür.

Danışman;

- Taşınmaz sahibinin kimliğini,

- Taşınmazın temel bilgilerini,

- Yetki durumunu,

- İlan bilgilerinin doğruluğunu,

- Satış veya kiralama koşullarını

kontrol etmelidir.

Taşınmazın maliki tarafından verilen yetkinin kapsamı dışında hareket edilmemelidir.

8. İlan İçeriğinden Sorumluluk

Bir taşınmazın ilanını hazırlayan danışman, ilan içerisindeki bilgilerin doğruluğuna dikkat etmek zorundadır.

Özellikle;

- Metrekare,

- Oda sayısı,

- Kat,

- Bina yaşı,

- Isıtma sistemi,

- Aidat,

- Tapu durumu,

- İmar durumu,

- Fiyat,

- Konum,

- Fotoğraf,

- Video,

- Taşınmaz numarası,

- İlan başlığı

gibi bilgiler gerçeğe uygun olmalıdır.

Danışmanın bilerek veya ihmali sonucunda gerçeğe aykırı bilgi verilmesi halinde doğabilecek sonuçlar yalnızca ofisin değil, işlemi gerçekleştiren danışmanın da sorumluluğunu gündeme getirebilir.

9. Müşteri Bilgilerinin Korunması

MAXBİR danışmanı, müşteri ve taşınmaz sahiplerinden elde ettiği;

- Ad-soyad,

- Telefon,

- E-posta,

- Adres,

- Tapu bilgileri,

- Kimlik bilgileri,

- Finansal bilgiler,

- Satış veya kiralama talepleri

gibi bilgileri gizli tutmakla yükümlüdür.

Bu bilgiler yalnızca işin gerektirdiği amaçlar doğrultusunda kullanılmalı ve üçüncü kişilerle yetkisiz şekilde paylaşılmamalıdır.

TTBS kapsamında kişisel verilerin korunmasına yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması gerektiği de mevzuatta ayrıca belirtilmektedir.

10. MAXBİR Ofisi ile Danışmanın Karşılıklı Sorumluluğu

MAXBİR çalışma sisteminde başarı yalnızca danışmanın performansına değil, ofisin kurumsal yapısına da bağlıdır.

Bu nedenle;

OFİS;

Danışmana gerekli çalışma ortamını, kurumsal desteği, eğitim ve yönlendirmeyi sağlamak,

DANIŞMAN;

Ofisin çalışma kurallarına, mevzuata, etik kurallara ve müşteri haklarına uygun hareket etmek

zorundadır.

Taraflardan biri diğerinin yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

Ofisin yetki belgesine sahip olması, danışmanın yaptığı her işlemin otomatik olarak doğru ve hukuka uygun olduğu anlamına gelmez.

Aynı şekilde danışmanın yaptığı kişisel bir hatanın varlığı da ofisin mevzuattan kaynaklanan denetim ve organizasyon sorumluluklarını tamamen ortadan kaldırmaz.

11. Danışmanın Ofis Dışında İşlem Yapması

MAXBİR danışmanı, MAXBİR ofisi adına yürüttüğü faaliyetlerde ofisin bilgisi ve kurumsal prosedürleri dışında hareket etmemelidir.

Özellikle;

- Kendi adına farklı bir emlak markası kullanmak,

- MAXBİR müşterisini kişisel müşteri gibi göstermek,

- MAXBİR portföyünü kişisel hesaplardan bağımsız şekilde pazarlamak,

- Ofisin bilgisi dışında taşınmaz sahibiyle ticari anlaşma yapmak,

- Ofisin bilgisi dışında komisyon tahsil etmek,

- MAXBİR'e ait müşteri veya portföy bilgilerini başka bir işletmeye aktarmak

kurumsal çalışma disiplinine aykırı kabul edilir.

Bu tür durumlarda ilgili sözleşme, şirket içi prosedürler ve yürürlükteki mevzuat hükümleri ayrıca uygulanır.

12. Komisyon ve Ücretlerin Tahsili

Danışmanın müşteriden veya taşınmaz sahibinden doğrudan ücret veya komisyon tahsil etmesi, ancak MAXBİR ofisinin bilgisi ve onayı dahilinde, yürürlükteki sözleşmelere ve mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmelidir.

Müşteriden alınan herhangi bir ödeme;

“Danışmanın kişisel tahsilatı”

olarak değil, yapılan işlem ve tarafların sözleşmeleri çerçevesinde değerlendirilmelidir.

Tahsilat, faturalandırma ve muhasebe süreçleri ofisin belirlediği sistem içerisinde yürütülmelidir.

13. Portföy ve Müşteri Bilgilerinin Korunması

MAXBİR bünyesinde oluşturulan portföyler, müşteri kayıtları, talep kayıtları ve işlem bilgileri kurumsal çalışma kapsamında değerlendirilir.

Danışmanın görevinin sona ermesi halinde;

- Müşteri listeleri,

- Portföy bilgileri,

- Taşınmaz fotoğraf ve videoları,

- Sözleşmeler,

- İlan bilgileri,

- CRM kayıtları,

- Müşteri iletişim bilgileri

ofisin belirlediği prosedüre göre teslim edilmeli veya sistemden erişimi sonlandırılmalıdır.

Danışmanın MAXBİR'den ayrılması, müşteriye ait bilgilerin kişisel veri veya kurumsal veri niteliğini değiştirmez.

14. Danışmanın Ayrılması Halinde Yapılacak İşlemler

Danışmanın MAXBİR ile çalışma ilişkisinin sona ermesi halinde ofis tarafından;

1. Danışmanın sistem erişimleri kapatılır.

2. CRM kullanıcı hesabı pasifleştirilir.

3. Portföy ve müşteri kayıtları kontrol edilir.

4. Devam eden işlemler belirlenir.

5. İlan ve portföy yetkileri gözden geçirilir.

6. Gerekli TTBS bildirimleri yapılır.

7. EİDS ve ilan platformlarındaki yetkiler kontrol edilir.

8. Kurumsal belge, anahtar, ekipman ve materyaller teslim alınır.

Danışman da kendisine teslim edilmiş olan kurumsal bilgi, belge ve materyalleri iade etmekle yükümlüdür.

15. Yanlış veya Eksik Bilgi Verilmesinin Sonuçları

Danışman tarafından ofise veya TTBS'ye sunulmak üzere verilen bilgi ve belgelerin doğru, güncel ve gerçeğe uygun olması zorunludur.

Yanlış beyanda bulunulması, sahte veya geçersiz belge kullanılması, yetkisiz taşınmazın ilan edilmesi veya müşterilerin yanıltılması gibi durumlarda;

- Kurumsal disiplin işlemleri,

- Sözleşmesel yaptırımlar,

- İlanın kaldırılması,

- Yetkilerin iptali,

- İdari yaptırımlar,

- Hukuki ve mali sorumluluklar

gündeme gelebilir.

Bu nedenle MAXBİR danışmanı, “bilgi sahibi olmadığını” gerekçe göstererek açıkça mevzuata veya şirket prosedürlerine aykırı bir işlemi gerçekleştirmemelidir.

16. MAXBİR'de Temel Çalışma Prensibi

MAXBİR bünyesinde görev yapan her danışman için temel prensip şudur:

«“Yetkin olmadan işlem yapma, yetkin olmadan ilan verme, belge olmadan işlem başlatma, kayıt dışı işlem yapma.”»

Her taşınmaz;

Yetki → Belge → Kayıt → İlan → Müşteri → İşlem → Tahsilat

sıralaması içerisinde yönetilmelidir.

Bu sistem hem danışmanı hem ofisi hem de müşteriyi korumayı amaçlar.

17. Ofis ve Danışmanın Ortak Taahhüdü

MAXBİR ofisi ve danışmanı, birlikte yürüttükleri taşınmaz ticareti faaliyetlerinde;

- Yasal mevzuata,

- Ticaret Bakanlığı düzenlemelerine,

- TTBS kurallarına,

- EİDS uygulamalarına,

- KVKK hükümlerine,

- Müşteri haklarına,

- MAXBİR kurumsal çalışma prensiplerine,

- Etik ticaret anlayışına

uygun hareket etmeyi kabul eder.

Taraflar, kendilerine verilen bilgi ve belgelerin doğruluğundan, yaptıkları işlemlerin niteliğinden ve kendi sorumluluk alanları içerisinde gerçekleştirdikleri faaliyetlerden sorumludur.

18. Sonuç

Taşınmaz ticareti artık yalnızca bir taşınmazı bulmak, müşteriyi buluşturmak ve satış gerçekleştirmekten ibaret değildir.

Günümüzde;

Yetki belgesi, TTBS, EİDS, mesleki yeterlilik, müşteri sözleşmeleri, ilan doğruluğu, kişisel verilerin korunması ve kayıt düzeni gayrimenkul danışmanlığının ayrılmaz parçaları haline gelmiştir.

Bu nedenle MAXBİR olarak hedefimiz yalnızca satış yapan danışmanlar yetiştirmek değil; mevzuatı bilen, kayıtlı çalışan, müşterisini koruyan, kurumunu temsil eden ve yaptığı işlemin sorumluluğunu üstlenen profesyonel gayrimenkul danışmanları yetiştirmektir. 

MAXBİR çatısı altında görev yapan her danışman, kurumun sahip olduğu marka değerinin bir temsilcisidir. Ofis ise danışmanın faaliyetlerini mevzuata ve kurumsal standartlara uygun şekilde yürütebilmesi için gerekli organizasyonu sağlamakla sorumludur.

Bu anlayışla;

«MAXBİR'de danışman ve ofis birbirinden bağımsız değil, sorumlulukları belirlenmiş iki profesyonel taraftır.»

Her iki tarafın da görevini doğru yapması; müşterinin güvenini, işlemin hukuki güvenliğini ve MAXBİR markasının itibarını korur.

MAXBİR®

Gayrimenkulde Güven, Sistem ve Profesyonellik